隨著混合和遠程工作環境的快速增長，這些項目變得更加復雜。組織現在必須考慮如何讓他們的遠程員工連接到他們需要的資源，同時保持與第三方供應商的順暢通信。對于較大的項目和長期的約定，困惑和沮喪會很快破壞生產力，除非建立一個過程來促進正在進行的協作。

　　共享資產的挑戰 營銷團隊在與外部合作者合作時面臨的最大挑戰之一是如何以一種安全且易于管理的方式提供他們的數字資產。云存儲服務使得跨其他業務功能的協作變得更加容易，但Google Drive和Dropbox等平臺并不是專門為滿足創意團隊的需求而設計的。

　　以下是與共享資產相關的一些最大的挑戰，這些挑戰經常結合在一起降低工作效率:

　　許可 大多數云存儲平臺基于用戶權限管理對文件的訪問。理論上，這是一種完全合理的方法，可以防止未經授權的人打開或修改文件。然而，當涉及到與組織外的第三方協作時，這很快就會成為一個巨大的難題。不是每個合作者都可以訪問正在使用的每個平臺， 造成瓶頸和混亂。由于組織經常使用這些平臺來存儲不僅僅是內容，所以他們需要非常小心如何授予權限以避免潛在的安全問題。

　　所有這些都必須為每個需要訪問的人小心管理，然后一旦項目完成，所有的權限都需要刪除。如果使用多個平臺來存儲和處理資產，很快就很難跟蹤誰可以訪問什么。每次有新的合作者加入團隊，都必須設置一組新的權限來授予他們訪問權限，這使得他們更難開始工作。

　　定位資產 即使在訪問權限被挑選出來之后，參與項目的人仍然需要能夠為他們當前的任務找到合適的資產。不幸的是，云存儲平臺有時會使這一過程變得更加困難。在基本的搜索功能和糟糕的組織工具之間，及時找到一個特定的文件通常是相當困難的。這轉化為低效、沮喪，最糟糕的是，錯過最后期限。

　　當每個組織使用多個云平臺時，所有這些挑戰都變得更加嚴峻。如果沒有數字資產的單一真實來源，合作者經常會發現自己在多個系統中搜索以找到他們需要的內容，這只會造成進一步的延遲。還有一個潛在的安全問題，即讓第三方在組織的云存儲中尋找資產并偶然發現機密數據。

　　內容共享 當涉及多個外部合作者時，共享和接收內容也可能被證明是相當困難的。沒有所有內容的單一真實來源，很難知道資產需要上傳到哪里，以及應該遵循什么模式來保持它們的組織性。當文件被幾個合作者上傳、下載、然后重新上傳到共享文件夾時，有足夠的機會出現混亂和錯誤， 導致不必要的延誤和重復工作。當涉及多方時，分發上傳的內容也是一個挑戰。授予對存儲在各種共享平臺中的單個資產的訪問權既繁瑣又令人困惑，這只會降低生產率。

　　內容共享的不確定性尤其危險，因為它們很容易破壞版本控制。如果沒有人完全確定他們正在使用的資產是最新的版本，他們可能會重復已經完成的工作，或者無法合并對文件的以前版本所做的更改。雖然可以通過嚴格的監督手動維護版本控制， 只需要一個人抓取錯誤的文件或給另一個人貼錯標簽，就能在內容制作中造成巨大的問題。

　　簡化與數字資產管理軟件的協作 數字資產管理(DAM)解決方案可以幫助組織克服這些協作挑戰，為所有數字資產創建單一的真實來源，同時使它們易于共享和訪問。與其嘗試在多個存儲服務中存儲像高分辨率圖像、視頻和音頻文件這樣的內容， 相反，他們可以建立自己的數字資產管理平臺來容納第三方合作者。

　　將數字資產整合到一個位置使管理權限和限制潛在的安全風險變得更加容易。帳戶管理員可以簡單地從中央控制面板授予權限， 允許他們指定哪些外部貢獻者可以編輯和上傳文件，哪些可以簡單地查看和下載資產。這些權限使團隊能夠構建協作工作流，明確誰擁有內容創建過程的關鍵步驟。

　　與大多數云存儲平臺不同，數字資產管理解決方案是專為簡化數字資產的組織和定位而設計的。除了可以以多種方式排序的文件夾和相冊之外，系統中的每個文件都可以通過搜索標簽和關鍵字等元數據標簽來快速定位。復雜的數字資產管理解決方案甚至可以使用圖像識別軟件自動標記內容。即使資產沒有被正確標記， 通過簡單的上下文搜索仍然可以很容易地找到它。這大大減少了檢索內容所需的時間。

　　對于涉及多個第三方貢獻者的協作項目，數字資產管理平臺使共享內容和減少版本混亂變得更加容易。共享資產最有效的方法是創建定制的門戶，只提供與當前項目相關的內容。權限可以完全集成到門戶本身中， 即時授予創意團隊訪問權限，無需單獨管理帳戶狀態。由于定制的門戶只連接到與工作范圍相關的資產，因此安全性問題很少。

　　數字資產管理平臺還可以使用可共享的鏈接來提供對內容的訪問，或者允許第三方合作者上傳資產。這對于內容只需要單向流動的小型項目尤其有用。舉例來說，一個提供攝影圖片的機構或自由職業者只需要上傳內容的能力，而不需要訪問整個圖書館。