數據存檔的一個例子是一家跳傘公司讓每個人簽署一份數字棄權書。當然，這些棄權聲明不需要經常被調出，所以他們可以將它們存檔在單獨的服務器上。然而，如果客戶有法律問題或在潛水中受傷，可以訪問檔案以找到他們的棄權書。這不僅保存了有價值的文件，還把它們存儲在不礙事的地方，這樣公司的系統就能全速運轉。

　　數據存檔與數據備份有何不同？ 數據檔案是我們存儲信息和記錄以備將來使用的地方。數據備份是復制或拷貝一些信息或記錄的地方。數據備份不一定必須移動到新的存儲位置。但是，歸檔的數據被移動到一個單獨的位置。這可以確保公司不會被不需要處于日常事務前沿的數據淹沒。

　　這里有一個例子來說明備份數據和歸檔數據之間的獨特區別。如果一個藝術博物館有十幅畫，但只能在墻上掛八幅，他們可以將不想要的畫存檔，留待下次使用。這類似于數據存檔。現在想象一下，同一家博物館拿走了那十幅畫，并訂購了每幅畫的復制品，希望保留這幅畫的外觀。這類似于備份數據。存檔會將圖片移動到其他地方， 而備份復制圖片。

　　通常歸檔哪種數據？ 一些公司需要將財務記錄等數據長期存檔。其他人可能需要歸檔電子郵件、電話記錄和其他數據類型。這些不同的案例顯示了數據歸檔重要性的廣泛差異(財務記錄可能更有價值)。請記住，所存儲的數據類型意味著長期不用。重要的財務記錄只有在不需要定期引用時才會存檔。

　　法規遵從性數據是企業數據歸檔中常見的信息形式。像財務記錄一樣，這種類型的數據值得長期存檔考慮，通常是無限期的。我們歸檔法律數據的原因是由于丟失或意外編輯該文件的嚴重性。因此，將有價值的數據安全地存儲起來以保持日常工作流程的清晰至關重要。請記住，公司很少會引用大量不同的法律信息。

　　其他考慮 以下是數據歸檔時需要考慮的一些問題:

　　儲存空間 值得注意的是，歸檔在釋放空間的同時也帶走了空間。在主服務器上，驅動器空間被釋放。但是，無論歸檔發生在哪里，都會很快填滿。需要定期評估的一件事是所用服務器的存儲空間和限制。隨著時間的推移，歸檔數據的必然結果是數據呈指數級增長。確保您的系統保持同步。

　　和睦相處 數據存檔的時間越長，出現兼容性問題的可能性就越大。注意移動到存檔的文件類型，因為這些文件擴展名在現代技術變革中失去了有效性。與存儲空間類似，實施定期檢查和數據審查來解決兼容性問題。